Boost je creativiteit en werkplezier met een verkwikkende twist: de workation! Of ook wel, de werkvakantie! Ondernemers wereldwijd omarmen deze nieuwe trend, waarbij zakelijk en vakantie naadloos samensmelten. Laat je inspireren door het idee van een workation en ontdek hoe je de kosten ervan mogelijk kunt aftrekken bij de Belastingdienst.
Wat houdt een workation of werkvakantie in?
Het is veel meer dan slechts een congres bijwonen of wat zakelijke afspraken maken. Het is een kans om jouw bedrijf een boost te geven, terwijl je geniet van een prachtige omgeving. Van intieme tiny houses in de natuur tot verrijkende workshops in het buitenland; de mogelijkheden zijn eindeloos. Een werkvakantie omvat een harmonieuze mix van hard werken en ontspannen, waardoor het een unieke belevenis is die niet puur als zakenreis kan worden beschouwd. Een werkvakantie heeft een gemengd karakter.
Wanneer is een werkvakantie aftrekbaar voor de belastingdienst?
Natuurlijk wil je weten of jouw werkvakantie ook als zakelijke activiteit wordt erkend. De Belastingdienst beoordeelt dit per individueel geval en dat maakt het best lastig omdat er best wat grijze gebieden zijn. Cruciaal is dat minstens 50% van de reis als zakelijk wordt beschouwd om kosten af te kunnen trekken. Dus een vluchtige zakelijke afspraak of wat Instagram-kiekjes zijn niet voldoende om in aanmerking te komen. Jouw workation moet naadloos aansluiten bij de aard van jouw bedrijf. Als interieurfotograaf zijn foto’s maken voor een hotelketen mogelijk zakelijke activiteiten, maar het bezoeken van een kunsttentoonstelling zal niet als zodanig worden gezien. Ook moet je werkvakantie een specifieke reden hebben. Zonder specifieke reden om het werk op een andere plek uit te voeren, zijn de kosten niet aftrekbaar, ook al ben je tijdens de vakantie aan het werk.
Stel dat jouw workation als zakelijke activiteit wordt erkend, dan zijn helaas niet alle reis- en verblijfskosten aftrekbaar. Het blijft immers een combinatie van zakelijk en privé. Alleen de zuiver zakelijke kosten kunnen worden afgetrokken, terwijl romantische diners met je geliefde daar niet onder vallen. Als je gaat eten met een zakenrelatie, mag je die kosten aftrekken. Ga je alleen of met je partner of familie? Dan zijn het privékosten. Net zoals in Nederland. Gelukkig is er een manier om deze kosten te verdelen. Bijvoorbeeld voor vliegtickets kun je een verdeling maken van het zakelijke karakter van je reis, waardoor je een deel op de zaak kunt zetten.
Welke workation kosten zijn aftrekbaar?
Vaak valt een workation onder de categorie ‘representatie, congressen, seminars en studiereizen’. Hierbij geldt een drempelbedrag, waarbij de eerste €4.700 aan zakelijke reis- en verblijfkosten niet aftrekbaar zijn. Boven deze drempel kun je maximaal €1.500 aftrekken (tenzij de reis noodzakelijk was voor je werk). Gelukkig is er een andere mogelijkheid. In plaats van de drempel van €4.700, mag je ook 80% van de kosten aftrekken. Dit geldt niet alleen voor je workation, maar ook voor andere zakenreizen in dat jaar. Let wel op: 80% dit betekent niet dat je gehele reis voor 80% aftrekbaar Eerst bepaal je het zakelijke deel van je vakantie en daarvan is 80% aftrekbaar.
Zakelijkheid aantonen van je werkvakantie of workation
Om de zakelijkheid van kosten aan te tonen bij de Belastingdienst, is het slim om zoveel mogelijk bewijs te verzamelen en te bewaren. Denk aan verslagen, zakelijke e-mails of notulen. Bewaar bijvoorbeeld de e-mail waarin je een afspraak maakt met de locatie waar je foto’s gaat maken. En natuurlijk alle facturen, bonnetjes en tickets. Hoe meer bewijs je hebt, hoe sterker je staat bij een eventuele controle.
Dus, durf jij jouw werkplek te verplaatsen naar een inspirerende omgeving? Een workation biedt jou de kans om jouw bedrijf te laten groeien en tegelijkertijd genieten van een unieke belevenis. Ontdek de mogelijkheid om deze kosten mogelijk af te trekken bij de Belastingdienst, en vergeet niet om je avontuur goed te documenteren voor een zorgeloze reis! En twijfel je of je werkvakantie fiscaal aftrekbaar is? Vraag dan vooroverleg aan bij de belastingdienst. Dan weet je het zeker!
