De dienst is geleverd, of je producten zijn verstuurd.. Yes! Nu mag je een factuur sturen zodat je jouw geld mag ontvangen! Maar…. Ben je wel verplicht om een factuur te sturen? En als je verplicht bent een factuur te sturen, wat zijn dan de eisen die de belastingdienst stelt aan een factuur? Waarom moet je een factuur sturen?

Regels, regels, regels… Tja.. Je moet ze maar even weten. In deze blog leg ik je precies uit hoe het zit. Dan weet ook jij, hoe je een goede factuur moet sturen aan jouw klanten. Want een foute factuur, kan je zomaar duizenden euro’s kosten…

Wat zijn de eisen van de belastingdienst aan jouw factuur?

Ik moet zeggen dat het best een lang rijtje met factuureisen… Moeilijk is het gelukkig niet:

• Jouw volledige naam en adres dat bij KvK staat geregistreerd.
• Volledige naam en adres van de klant dat bij de KvK staat geregistreerd.
• Jouw BTW-identificatienummer. Dat is het nummer dat begint met ‘NL’. Verwar dit niet met je omzetbelastingnummer, want dat is namelijk het nummer dat jouw BSN-nummer bevat en dat nummer wordt voor communicatie met de belastingdienst gebruikt.
• Jouw KvK-nummer
• De factuurdatum. Probeer na het maken van de factuur wel de factuur meteen te sturen naar jouw klant.
• Zorg ervoor dat iedere factuur een uniek factuurnummer heeft. Ook is het van belang dat de factuurnummers opvolgend zijn. Het zou natuurlijk vreemd zijn, als je 4 facturen hebt gestuurd en de factuurnummers zijn bijvoorbeeld 2021-001, 2021-002, 2021-004 en 2021-005… De belastingdienst zou dan vragen kunnen stellen over factuurnummer 2021-003.
• Wat heb je geleverd? Op de factuur moet duidelijk een omschrijving staan van jouw diensten of producten.
• Wanneer je deze diensten hebt geleverd?  
• Hoeveel eenheden heb je geleverd?
• Welke prijs moet je vermelden? De prijs per eenheid exclusief BTW moet je vermelden, evenals het totale BTW-tarief en het BTW-bedrag (als dat van toepassing is… Sommige ondernemers zijn namelijk niet BTW-plichtig).

Nu denk je misschien… Jeetje.. Dat is best een flink lijstje waaraan je factuur moet voldoen… Waarom is dat allemaal nodig? De belastingdienst stelt deze factuureisen zodat ze achteraf goed kunnen controleren. Het moet duidelijk zijn aan wie je diensten of goederen hebt geleverd, wanneer en voor welk bedrag je dat hebt gedaan. Je voorkomt daarmee problemen tijdens een eventuele controle van de boekhouding of administratie door de belastingdienst.

Uitzonderingen? Yes… Bijvoorbeeld bij facturen van 100 euro of minder. 

Yes…zoals altijd zijn er deze keer ook weer uitzonderingen. Er is 1 belangrijke uitzondering die eerlijk gezegd goed is bedacht door de belastingdienst. Is het factuurbedrag €100,- of lager is (inclusief btw), dan zijn er namelijk minder eisen die aan een factuur gesteld worden. De belastingdienst noemt dit een vereenvoudigde factuur. Hiervoor gelden de volgende eisen:

• De factuurdatum;
• De naam en het volledige adres van jouw bedrijf;
• Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd en de prijs daarvan;
• Het btw-bedrag.

Dit geldt overigens weer niet bij niet bij intracommunautaire leveringen, andere leveringen naar het buitenland of afstandsverkopen…

Andere bijzonderheden met betrekking tot factuureisen. 

Verder is het ook goed om te weten dat er nog meer bijzonderheden zijn in de volgende gevallen:

• Een wijzigingsfactuur of verzamelfactuur;
• Een factuur vrijgesteld van BTW;
• Buitenlandse facturen;
• Als je een groothandel of detailhandel bent.

Wil je hierover meer weten? Neem dan contact met me op.

Als het goed is, weet je nu alles over facturen. Heb je toch nog vragen? Of wil je misschien meer tips over hoe je met een factuur ervoor kunt zorgen dat klanten sneller betalen? Neem dan contact met me op. Ik neem dan graag kosteloos alles netjes met je door.

Voorkom boetes als gevolg van het versturen van foute facturen!