Hoe werkt de kilometervergoeding voor ZZP’ers?

Wel of geen reiskosten in rekening brengen bij je klanten? En hoeveel dan? En mag je dan ook nog steeds deze kilometers als kosten opvoeren in je onderneming? Allemaal vragen die misschien in je opkomen als je als Zzp’er aan de slag gaat of bent gegaan. Wij leggen je uit, hoe de kilometervergoeding voor Zzp’ers werkt? 

De klant vraagt.. jij rijdt?

Ja, je mag reiskosten in rekening brengen bij je klant. Het declareren van een vergoeding voor reiskosten als Zzp’er hangt uiteraard wel samen met de aard van de opdracht. Verwacht jouw opdrachtgever dat je (potentiële) klanten bezoekt, klanten ontmoet op externe locaties of op kantoor werkt? Dan heb jij noodzakelijke reiskosten voor de opdrachtgever. In dit geval is het dus volkomen logisch deze kosten door te berekenen.

De kilometervergoeding… Vrijheid, blijheid?

Het voordeel van het ondernemerschap is natuurlijk de vrijheid. Zo vrij ben je ook in het bepalen van je kilometervergoeding wanneer je reist per auto. De standaard €0,19 geldt dus niet altijd. In ieder geval niet voor jou, maar wél voor de Belastingdienst (daarover later meer deze blog) Het is toch niet gek om een hoger tarief te hanteren. Veel zelfstandigen rekenen een vergoeding tussen de €0,20 en €0,30 per kilometer of zelfs meer. Naast de brandstofkosten, zijn er natuurlijk meer kosten als het gaat om autorijden. Je betaalt bijvoorbeeld ook aan onderhoud en verzekeringen. Een modale auto, kost je gemiddeld toch ongeveer €0,30 per kilometer.

Vind je het lastig om een prijs te bepalen? Maak dan een rekensom die je kunt gebruiken om tot een goede, eerlijke prijs te komen. De formule die veel freelancers hanteren is als volgt; Ze tellen alle uitgaven op en delen dit door het aantal zakelijk gereden kilometers die ze (gemiddeld) rijden. Zo heb jij een eerlijke kilometervergoeding die je kunt onderbouwen richting je klanten. Om dit bijhouden gemakkelijk te maken is het aan te raden een logboek bij te houden. Of dit nu een fysiek notitieblokje in de auto of een specifieke app is, er zijn diverse vormen denkbaar.

Kortom, krijg je optrekkende wenkbrauwen aan de overkant van de (virtuele) tafel wanneer jij je kilometervergoeding aankondigt? Dat is nergens voor nodig. Ook jij als Zzp’er of freelancer moet aan het einde van de maand alle rekeningen betalen, de bijkomende kosten hiervan horen op de plek waar ze voor gemaakt worden. Bij je klant dus!

Welke kosten mag je aftrekken in je administratie?

Breng jij een kilometervergoeding in rekening bij klanten? Dan mag je ook reiskosten opvoeren in je administratie als je zakelijke kilometers rijdt met een privé-auto. Hoeveel kosten? Dat is dus de € 0,19 per gereden kilometer waar de belastingdienst het over heeft.

Zorg er wel voor dat je een goede ritten-administratie hebt. Als de belastingdienst komt controleren, moet je aan kunnen tonen welke ritten je hebt gemaakt. Registreer ook naar wie, zoals bijvoorbeeld naar klanten, je boekhouder, zakelijke bijeenkomsten, etc. Let op, dit geldt wel alleen maar voor als je zakelijke kilometers rijdt met een privé-auto. Heb je een auto van de zaak? Dan gelden andere regels.

Ik ga op de fiets… kan er dan ook nog iets?

Jazeker! Maak je zakelijke kilometers op je fiets? Ook dan mag je €0,19 aftrekken per gereden kilometer. Lekker voordelig toch? Want de kosten van een fiets zijn natuurlijk veel lager dan die van een auto. Ook dit kan vallen onder de kilometervergoeding voor Zzp’ers

Ojee, het OV!

Ga je niet met eigen vervoer, maar reis je met het openbaar vervoer, een Uber of een taxi? Dan geldt de kilometervergoeding per gereden kilometer niet. In deze gevallen zijn de totale kosten aftrekbaar als zakelijke kosten.

Het is daarbij wel belangrijk dat je alle bonnetjes goed bewaart want de Belastingdienst kan om bewijs vragen. Ook kun je de BTW terugvragen. Voor het OV geldt bijvoorbeeld dat er 9% BTW wordt geheven. Dit kan dus teruggevraagd worden bij de aangifte omzetbelasting.

Nu je weet hoe de kilometervergoeding voor Zzp’ers werkt, kan het zijn dat je hulp kan gebruiken. Ik help je graag!  Klik hier als je met mij een afspraak in wil plannen.

Kilometervergoeding als Zzp'ers

Cijferbuddy Esther

Oprichtster van CijferBuddy

Passie voor cijfers, en respect voor ondernemers.

Nieuwste blogs

Als zzp’er sta je aan het roer van je eigen onderneming. Maar met die vrijheid komt ook de verantwoordelijkheid van je aangifte …

In de complexe wereld van belastingen voor ZZP’ers worden termen als ‘gemengde kosten’ vaak genoemd. Soms kan het lijken alsof de kosten …

De kunst van het bepalen van je ZZP tarief. Je hebt de spannende beslissing genomen om als zelfstandige professional aan de slag …

Als zzp’er sta je midden in de spannende wereld van ondernemerschap, waar vrijheid en flexibiliteit hand in hand gaan met uitdagingen en …

Werk je in loondienst? En heb je stiekem de ambitie om naast je baan in loondienst  als zzp’er aan de slag te …

De vrijheid van het zelfstandig ondernemerschap is geweldig, maar het brengt ook een bijzondere verantwoordelijkheid met zich mee: het beheren van je …