Als zzp’er wil je natuurlijk winst maken, en tegelijkertijd niet te veel inkomstenbelasting betalen over je winst. Hoe verlaag je je winst? Dit doe je door zakelijke aftrekposten op te voeren in je administratie. Aftrekposten zijn bedrijfskosten die een zzp’er maakt in het kader van de uitoefening van zijn of haar bedrijf en die in mindering gebracht kunnen worden op de winst. Dit betekent dat de belasting over de winst lager wordt, waardoor de ondernemer minder belasting hoeft te betalen. Heb je alle bedrijfskosten opgenomen in je administratie? Dan bestaat er vervolgens ook nog een kans om je winst nog meer te verlagen doordat je mogelijk recht hebt op aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek of investeringsaftrek.
In deze blog gaan we in op de basis: je bedrijfskosten.
Wat zijn aftrekposten voor een zzp’er?
De vraag over aftrekposten ontvangen we vrijwel dagelijks. Ons antwoord: ‘Alle kosten of uitgaven die je maakt, die je anders niet gemaakt zou hebben als je geen onderneming gehad zou hebben’. Dat lijkt simpel, en toch is het dat niet altijd. De belastingdienst is heel goed in uitzonderingen maken. Tegelijkertijd zijn er zogenaamde ‘twijfelgevallen’ omdat de kosten zowel een zakelijk als privé-element in zich hebben.
Welke bedrijfskosten zijn volgens de belastingdienst zonder twijfel WEL aftrekbaar?
- De kosten van je inschrijving bij de KvK
- Administratiekosten (van bijvoorbeeld je boekhouder of boekhoudprogramma)
- Zakelijke verzekeringen
- Kosten van openbaar vervoer
- Zakelijk gereden kilometers met een privé-auto (€ 0.21 per gereden kilometer; dus geen tankbonnen)
- Studiekosten (alleen om vakkennis op peil te houden)
Welke bedrijfskosten zijn volgens de belastingdienst over het algemeen NIET aftrekbaar?
- Thuiswerkruimte. Denk hierbij aan bureau, bureaustoel, behang, koffie, internet, etc. (er zijn uitzonderingen)
- Bonnetjes van bijvoorbeeld de supermarkt of tankstation voor eten of drinken voor jezelf
- Algemene literatuur
- Kleding (tenzij er een logo op staat of je kleding uitsluitend te dragen is op werk, te herkennen aan uiterlijke kenmerken)
- Persoonlijke verzorging
- Boetes, zoals een boete van de belastingdienst of een verkeersboete
Bovenstaande zijn de meest voorkomende posten. De lijst is niet uitputtend. Op de site van de belastingdienst kun je het nog eens nalezen.
Zijn het zakelijke kosten? of niet?
De hierboven genoemde aftrekposten zijn vrij duidelijk. Bij de ‘twijfelgevallen’, let de Belastingdienst op je motief waarmee je kosten hebt gemaakt. Als zzp’er ben je in principe vrij om te bepalen welke aftrekposten je opvoert in je administratie. Als duidelijk is dat je de bedrijfskosten volledig hebt gemaakt vanuit zakelijk belang, worden de kosten als aftrekposten geaccepteerd. De belastingdienst kan dit toetsen bij een eventuele controle. Je moet als zzp’er dan aan kunnen tonen dat de kosten echt zakelijk waren. Het is verstandig om mogelijk bewijs vast te leggen en te bewaren voor minimaal 7 jaar.
Welke bedrijfskosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar?
- Telefoonkosten als je je telefoon zowel zakelijk als privé gebruikt
- Zakelijke lunches of etentjes
- Reis- en verblijfskosten voor workations, seminars, studiereizen
- Relatiegeschenken
Hoe verwerkt CijferBuddy dit in je administratie nu deze kosten gedeeltelijk aftrekbaar zijn? Geen stress! CijferBuddy verwerkt dit op de juiste manier in je administratie op basis van de belastingregels. Zakelijke etentjes mogen bijvoorbeeld slechts voor 80% als kosten meegenomen worden in je administratie. En voor sommige kosten heeft de belastingdienst extra regels gemaakt.
Hulp nodig met je aftrekposten? CijferBuddy helpt graag!
Als je klant bent bij CijferBuddy werkt het heel simpel: mail al je facturen & bonnen en we zorgen ervoor dat je administratie tip-top in orde is. Wel vragen we om een beetje hulp. Voor bijvoorbeeld lunches, moet je zelf 7 jaar lang bewaren met welke zakelijke relatie dit etentje is geweest. Ook voor de zakelijk gereden kilometers moet je (7 jaar lang) aan kunnen tonen welke zakelijke ritten je hebt gemaakt (begin- en eindadres, zakelijke relatie, datum).
Geniet jij van je zakelijke lunch? Vergeet het bonnetje niet! Wij zorgen ervoor dat deze aftrekpost goed wordt geboekt!
