Als zzp’er wil je natuurlijk zo weinig mogelijk inkomstenbelasting betalen. Gelukkig zijn er bepaalde kosten die je kunt aftrekken van je winst, waardoor je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen. Hoe zit dit eigenlijk met een zakelijke lunch of diner? Is dit ook aftrekbaar? In deze blog gaan we dieper in op deze vraag en geven we antwoord op al jouw vragen over dit onderwerp. Bij CijferBuddy zien we namelijk vaak fouten en verkeerde veronderstellingen met betrekking tot bonnetjes van etentjes of lunches.
Wanneer is je zakelijke etentje zakelijk en hoe wordt dat bepaald?
Een zakelijk etentje is zakelijk als het een direct verband heeft met jouw onderneming. Hierbij kun je denken aan een zakelijke bespreking met een (potentiële) klant of een afspraak met een andere zakenpartner zoals een leverancier. Het doel van het etentje moet dan ook zijn om de zakelijke relatie te onderhouden of te verbeteren.
Het is belangrijk dat je het zakelijke karakter van het etentje kunt aantonen aan de belastingdienst. Dit kun je bijvoorbeeld doen door aantekeningen te maken van het gespreksonderwerp en met wie het etentje of de lunch is geweest. Het bedrag dat je hebt besteed, mag niet onredelijk hoog zijn in verhouding tot het zakelijke doel van het etentje.
De bon moet je 7 jaar bewaren. Het is handig om op de bon te schrijven met wie je zakelijke lunch of diner hebt gehad en deze bon dan op te slaan in het boekhoudprogramma.
BTW-regels rondom een zakelijke lunch of diner?
Je hebt vastgesteld dat je lunch of diner een zakelijk karakter heeft. En nu? Hoe moet je dit dan boeken? In de meeste gevallen is dit de regel: Het is niet mogelijk om de btw van een zakelijk diner of een zakelijke lunch in de horeca terug te vragen. Dit komt doordat de belastingdienst het deels als een vorm van privé-uitgave ziet en niet als een noodzakelijke zakelijke kostenpost.
Mag je de BTW nóóit terugvragen? Jawel, er is een alternatief waarbij de BTW wél teruggevraagd mag worden. Dit geldt wanneer je eten koopt en dit samen met je zakenrelatie in je eigen kantoor nuttigt. Dan wordt het namelijk niet als privé-uitgave beschouwd. Op kantoor lunchen is immers veel saaier dan in een hippe lunchtent, toch?;-)
Overige regels rondom eten en drinken:
80% van de drempelwaarde?
Nu weet je hoe het zit met de BTW rondom een zakelijk diner of een ‘koffie date’. Zijn we er dan? Nee, helaas. We hebben te maken met nog meer regels.
De 80%-regeling: Je mag namelijk vanwege het ‘privé-karakter’ maar 80% van de kosten aftrekken van de kosten. Fooi wordt gezien als kosten.
Zijn we er dan wel? Nee, weer niet. We gaan er namelijk wel vanuit dat zzp’ers niet gebruik maken van de ‘drempelwaarde’ van € 5.100 (2023) Doe je dat wel, dan zijn de kosten voor eten en drinken tot dit bedrag niet aftrekbaar tot deze drempelwaarde, daarboven mag je alle kosten voor de volle 100% aftrekken. De praktijk leert dat de meeste zzp’ers en kleine ondernemers dit bedrag nooit halen en dus niet voor deze optie kiezen.
Hoe boek je vervolgens de kosten van een zakelijk etentje?
We maken dit duidelijk met een goed voorbeeld.
Stel, je gaat met een potentiële klant een koffietje drinken bij een fancy tentje. Op de bon zie je een bedrag van € 9 inclusief BTW, en je geeft €1 fooi. Dan boek je de kosten als: €10 (geen BTW).
De BTW mag je immers niet terugvragen, maar wordt wel gezien als kosten van je onderneming. Waarom dan niet 80% van €10? Dat verreken je pas bij de aangifte van je inkomstenbelasting. Bij 1 van de vragen bij het invullen van deze aangifte krijg je de vraag welke kosten gedeeltelijk of niet aftrekbaar zijn. Daar vul je dan in € 2 (80% is aftrekbaar, dus 20% is niet aftrekbaar)
Je weet nu hoe het werkt met een zakelijke lunch, toch?
Nu we je hebben uitgelegd hoe het allemaal werkt met een zakelijke lunch of diner, zou je het allemaal zelf moeten kunnen verwerken in je administratie. Maar denk je nu… Oef, het klinkt allemaal eerlijk gezegd toch nog steeds ingewikkeld? Denk je stiekem dat je toch hulp nodig hebt? Begrijpelijk, en daar zijn we voor! Plan dan vrijblijvend een gesprek in met CijferBuddy.
