Gemengde kosten: wat zijn dit voor kosten?

In de complexe wereld van belastingen voor ZZP’ers worden termen als ‘gemengde kosten‘ vaak genoemd. Soms kan het lijken alsof de kosten die je privé maakt, zich stilletjes verstoppen voor ondernemers. Het is zonde als je als ZZP’er deze kosten over het hoofd ziet, want achter deze kosten kunnen fiscale voordelen schuilen. Wat houden deze gemengde kosten eigenlijk in? En waarom zijn ze van belang voor ZZP’ers? In deze blog duiken we in de details van gemengde kosten en ontdekken we welke kosten hieronder vallen en wat de regels zijn. 

Wat zijn gemengde kosten?

Gemengde kosten zijn een categorie uitgaven die zowel zakelijke als privé-elementen bevatten. Deze kosten vormen een uitdaging bij het bepalen van de aftrekbaarheid voor de belastingen. Zelfs voor een boekhouder, want gemengde kosten blijven een beetje een grijs gebied terwijl de theorie weer simpel is: het zakelijke deel mag je aftrekken. Dit klinkt gemakkelijk, maar in de praktijk is dit soms lastig te bepalen.  Voor ZZP’ers is het cruciaal om deze kosten goed te begrijpen om te voorkomen dat ze belangrijke fiscale voordelen mislopen. 

Welke kosten vallen onder gemengde kosten?

We hebben voor je een de meest voorkomende gemengde kosten voor ZZP’ers op een rijtje gezet waarbij je zelf een realistische inschatting moet maken van het zakelijk vs privé gebruik:

Telefoon en de Telefoonrekening

In het tijdperk van social media is bijna iedere ZZP’er vergroeid met zijn mobiel. Goed nieuws voor jou als ZZP’er: zowel de aankoop als het abonnement van je mobiel mogen op de zaak. Let wel even op het zakelijke percentage als de camera van je telefoon niet alleen jouw bedrijfsadventuren vastlegt maar ook je avondwandelingen met de hond. 😉 Oftewel, alles met mate, zelfs in zakelijke foto’s! Voer alleen de kosten op voor wat betreft het zakelijke gedeelte. Bepaal een realistisch percentage.

Laptop of Tablet

Ook een laptop is tegenwoordig onmisbaar en geldt de correctie voor privégebruik als je je laptop zowel zakelijk als privé gebruikt. Je mag zelfs de laptop inbrengen in je onderneming als je die hebt aangeschaft voordat je je onderneming bent begonnen. Dit laatste geldt niet voor een tablet of laptop als de huidige waarde onder de €450 ligt.

Camera

Voor de fotografen onder ons is het een no-brainer: een camera en bijbehorende snufjes mogen zonder twijfel op de zaak. Maar ook als je zelf je social media content creëert met een camera, is dit mogelijk. Schat wel het zakelijk gebruik van deze gemengde kosten in. 

Gemengde Reizen

Reiskosten voor zakelijke reizen zijn aftrekbaar, maar privéreizen niet. Combineer je beiden, dan mag het zakelijke deel op de zaak. Een slimme zet als je bijvoorbeeld een zakenreis aan een weekendje weg vastplakt.

Overige gemengde kosten: lunches, diners, relatiegeschenken of een congresbezoek
Bij de eerder genoemde gemengde kosten moet je een realistische inschatting maken van zakelijk versus privégebruik. Maar de belastingdienst ziet de volgende kosten ook als gemengde kosten: een zakelijke lunch of diner, relatiegeschenken of een bezoekje aan een congres, seminar of een studiereis. Volgens de belastingdienst bevat elk van deze kosten altijd een vleugje privé. Hier heeft de belastingdienst het je wel iets gemakkelijker gemaakt. Je hoeft niet in te schatten wat het zakelijke gedeelte is. Als ZZP’er mag je 80% van deze kosten aftrekken als kosten.

Hoe kun je gemengde kosten aftrekken?

Daar wordt het stiekem best weer een beetje lastig. 

Bij gemengde kosten waarvan je zelf een realistische inschatting maakt van het privé versus een zakelijk gebruik, boek je het bedrag in voor wat betreft het zakelijke gedeelte. Een voorbeeld. Stel, je gebruikt je mobiele telefoon 50% zakelijk en 50% privé waarbij je telefoonrekening € 50 exclusief BTW bedraagt. Dan zijn je telefoonkosten 50% van €50 = €25. Je boekt dan €25 in.

En hoe zit het dan met gemengde kosten waarvan de belastingdienst heeft aangegeven dat je ze voor 80% mag aftrekken? Zakelijk gezien, zijn ze volledig zakelijk. Deze voer je dan ook op 100%. Huh? En de 80% dan? Tjsa… die corrigeer je niet in je cijfers, maar bij de aangifte van je inkomstenbelasting. 

Stel, je koopt een fles wijn van €15 excl BTW voor een zakelijke relatie. Dan boek je deze inderdaad gewoon in voor €15. Wanneer je aangifte gaat doen voor de inkomstenbelasting, is hiervoor een specifieke vraag: hoeveel je wil corrigeren. Je vult dan in €3 (=20% van €15)

Hoe verwerk je deze kosten in je boekhouding?

Het gemakkelijkst is om voor ieder type gemengde kosten waarvan je zelf een inschatting maakt van het zakelijke versus het privé gedeelte, een aparte grootboekrekening maakt. 

Daarentegen is het weer gemakkelijker om alle kosten die maar voor 80% afgetrokken mogen worden, alles op 1 grootboekrekening te boeken. Snappie? Best een beetje lastig, hè?

Deze blog geeft een goed beeld van de meest voorkomende gemengde kosten die je eigenlijk wel op je zakelijke rekening wilt zien als je ze toch maakt. Hoe meer kosten je als zakelijke uitgaven kunt aanmerken, hoe lager je winst op papier wordt en hoe minder inkomstenbelasting je hoeft af te dragen. Altijd mooi meegenomen, toch? Heb je nog vragen over gemengde kosten? Ben je klant bij CijferBuddy? Dan zorgen wij er altijd voor dat deze kosten op de juiste manier worden ingeboekt in je administratie.

Gemengde kosten

Cijferbuddy Esther

Oprichtster van CijferBuddy

Passie voor cijfers, en respect voor ondernemers.

Nieuwste blogs

Als zzp’er sta je aan het roer van je eigen onderneming. Maar met die vrijheid komt ook de verantwoordelijkheid van je aangifte …

In de complexe wereld van belastingen voor ZZP’ers worden termen als ‘gemengde kosten’ vaak genoemd. Soms kan het lijken alsof de kosten …

De kunst van het bepalen van je ZZP tarief. Je hebt de spannende beslissing genomen om als zelfstandige professional aan de slag …

Als zzp’er sta je midden in de spannende wereld van ondernemerschap, waar vrijheid en flexibiliteit hand in hand gaan met uitdagingen en …

Werk je in loondienst? En heb je stiekem de ambitie om naast je baan in loondienst  als zzp’er aan de slag te …

De vrijheid van het zelfstandig ondernemerschap is geweldig, maar het brengt ook een bijzondere verantwoordelijkheid met zich mee: het beheren van je …